In deze blog geven we tien tips om het stuur van je organisatie weer in handen te krijgen. Je wilt meer grip op je zaak om succesvol te ondernemen. Benieuwd naar de tips? Lees meer!
Meer grip krijgen op je zaak lijkt eenvoudig. Breng de belangrijkste aspecten van je bedrijfsvoering in kaart en zoek continue verbetering. Idealiter heb je al je kritieke prestatie indicatoren in beeld (KPI) om weer succesvol te ondernemen. En anders kunnen wij jou altijd helpen met een bedrijfs- en informatieanalyse om je bedrijf, je processen en informatiebehoefte in kaart te brengen. Met als resultaat prachtige indicatoren op een interessant dashboard.
KPI’s zijn namelijk geweldig! Je kunt ze uitrekenen, je kunt ze grafisch weergeven en ze zijn essentieel om te kunnen sturen. Voor het gemak gaan we ervan uit dat je al de juiste indicatoren hebt bepaald. En om het stuur weer in handen te nemen kies je voor een prachtig dashboard. In deze blog gaan we in op tien tips om nog beter te kunnen sturen met dashboards. Vervolgens kun je de juiste besluiten nemen en weer grip op je zaak krijgen. Hoe gebruik je nou eigenlijk dashboards?
- Een goed dashboard geeft overzicht van de organisatie
De informatie in een dashboard moet een evenwichtig overzicht geven van de organisatie. Het is van belang vooraf goede doelen te formuleren en de meetpunten bij die doelen te definiëren. Pas daarna kan over een dashboard of de vorm daarvan nagedacht worden. Doelstellingen moeten bedrijfsbrede informatie bevatten en niet alleen financiële informatie. - Let op het verschil tussen stuurinformatie en managementinformatie
Stuurinformatie wordt (op dagelijkse basis) gebruikt om bij te sturen op de meetpunten die vooraf in de KPI’s gedefinieerd zijn. Stuurinformatie wordt dan ook actiever ingezet dan managementinformatie. Als er op managementinformatie gestuurd moet worden, betekent dit dat er iets fout gelopen is. De managementinformatie laat zien wat de werkelijkheid is ten opzichte van de door het management bepaalde meetpunten. Het is te vergelijken met het dashboard van een auto: de snelheid is stuurinformatie, hoeveel brandstof de auto verbruikt heeft of de gemiddelde snelheid is managementinformatie. - Laat niet te veel indicatoren zien, je kunt niet op alles tegelijk sturen
Een manager kan niet sturen op 30 punten. Er hoeven dus ook niet 30 punten op je dashboard te staan. Definieer tussen de 5 en 10 meetpunten waarop je actief wil sturen. Dat is de informatie die getoond moet worden. - Een KPI is geen KPI zonder doelstelling
De reden om informatie op een dashboard te tonen is om in één oogopslag te zien hoe het ervoor staat. De doelstelling geeft dan context over de KPI. Ook een trendlijn kan helpen in het tijdig signaleren van achteruitlopende prestaties, nog voordat een KPI onder de doelstelling uitkomt. - Laat informatie zien waar de gebruiker iets mee kan
Bepaal de juiste KPI’s voor het juiste verantwoordelijkheidsniveau. Goede KPI’s voor een afdelingsmanager zijn niet dezelfde als goede KPI’s voor de directie. Probeer niet met één dashboard meerdere groepen te bedienen, maar maak dan een dashboard per gebruikersgroep. Medewerkers moeten KPI’s zien waar ze op kunnen en moeten sturen. - Zorg ervoor dat de eindgebruiker de getallen kan interpreteren
Een dashboard moet de gebruiker helpen. Dat wil zeggen dat de data voor zichzelf moeten spreken. Bij het opstellen van het dashboard moet gewerkt worden met heldere formules, het moet duidelijk zijn wat de achtergrond is en hoe er is gemeten. In een uitklapmenu kan meer gedetailleerde data per KPI worden getoond. - Gegevens die je niet hebt, kun je niet laten zien
Bij het definiëren van de indicatoren moet uitgegaan worden van een ideale situatie: welke cijfers vinden we belangrijk en op welke indicatoren gaan we sturen? Voordat een dashboard gemaakt kan worden, moet ook bepaald worden hoe deze informatie gemeten, verzameld en opgeslagen gaat worden. Als de informatie nog niet beschikbaar is, zal een proces ingericht moeten worden om deze informatie wel te krijgen. Zorg dat de eindgebruiker weet waar de cijfers over gaan, en hoe betrouwbaar ze zijn. Voor sommige KPI’s is een afwijking van 10% nog steeds een prima indicator. - Kies voor eenvoud
Begin altijd klein met een simpele weergave van de gewenste informatie. Zorg eerst voor de juiste indicatoren en doelstellingen voordat aan de (ICT)oplossing gedacht gaat worden. Veel projecten lopen stuk op de implementatie van de ICT kant. - Gebruik simpele visuals, weinig kleur en zeker geen taartpunten
Het menselijke brein kan maar een bepaalde hoeveelheid informatie verwerken. Om een dashboard effectief te laten zijn, moeten de KPI’s die de doelstellingen niet halen opvallen. Een dashboard dat bestaat uit eindeloos veel kleuren, stoplichten en (3D)taartpunten leiden af van de belangrijkste boodschap: een KPI die niet op doelstelling loopt. Een simpele weergave van de KPI’s en hun doelstellingen hebben de meest effectieve boodschap. Wellicht een van de grootste risico’s van een dashboard is dat onjuiste informatie op een mooie manier getoond wordt. Mensen hebben de neiging om een boodschap die mooi verpakt is eerder te geloven, ongeacht de betrouwbaarheid hiervan. - Onderhoud houdt het dashboard levend
Houd periodieke evaluaties met de gebruikers van je dashboard. Welke informatie gebruiken ze echt, welke KPI’s eigenlijk niet en welke informatie mist er nu in het overzicht? Kies KPI’s die ook echt te meten zijn binnen de periodieke tijdsintervallen die gesteld worden. Als de informatie niet (op tijd) verzameld kan worden, is het einde van het dashboard nabij.
Bovenstaand bericht is gebaseerd op een artikel van FM.nl (Financieel Management)
